Frank Korf eigenaar WorldEmp

Covid-19 heeft de manier waarop we werken aanzienlijk veranderd. Iedereen is thuis gaan werken en veel firma’s bieden hun medewerkers aan om ook na de pandemie thuis te gaan werken. De sterkste voordelen die organisaties als argument aanvoeren is dat thuiswerken goedkoper is en dat je dankzij remote working ook talent kunt vinden dat verder weg woont.

Het potentieel aan nieuwe medewerkers beperkt zich niet meer tot de directe omgeving, dus het maakt niet meer uit waar talent zit in het land. Sterker nog het maakt niet meer uit waar het talent zit op de wereld. Hierdoor ontstaat er een soort hybride model, waarbij remote medewerkers niet (altijd) thuis werken, maar naar een coworking-office in de buurt kunnen gaan om vanuit daar te werken. Andere bedrijven denken er juist over na om medewerkers alleen naar kantoor te laten komen als het gaat om meer creatieve groepssessies, waarbij fysiek contact net wat beter functioneert.

De uitdagingen van remote working

Echter brengt deze nieuwe manier van werken ook de nodig uitdagingen met zich mee. Hierdoor wordt er van HR-afdelingen een andere instelling verwacht. De binding met de organisatie en het overnemen van de normen en waarden is voor medewerkers lastiger als je thuiswerkt. Waarom zou je immers niet van baan veranderen als je ergens anders 100 euro meer kunt verdienen? Het thuiswerken voor de ene of de andere organisatie verschilt tenslotte niet echt als je geen binding hebt met collega’s of de organisatie waarvoor je werkt. HR-afdelingen moeten met deze realiteit leren omgaan door zichzelf aan te passen. In het verleden was de HR afdeling met name administratief gericht en hield zich bezig met het bijhouden van dossiers, salarissen en het opstellen van arbeidscontracten. Hoewel bij het nieuwe werken deze taken niet zullen verdwijnen, komen er wel belangrijke taken bij.

Ten eerste is volgens de wet de werkgever verantwoordelijk voor een gezonde werkplek. Bij thuis werken en remote werken is er dan een uitdaging. Hoe weet je zeker dat ook de thuiswerk of remote werk plek voldoet aan de eisen van de arbeidsinspectie? Daarnaast is er ook nog de wet op het gebied van privacy, die voorkomt dat werkgevers aan huis gaan controleren of de werkplek adequaat is ingericht. Verder is het met remote werken veel lastiger om een binding op te bouwen met collega’s. Hoe pak je deze uitdaging aan als HR professional? Tenslotte zorgt een goede band met collega’s voor minder ziekteverzuim. Organisaties beseffen op dit moment te weinig wat voor een gevaar en financiële kosten op afstand werken met zich meebrengt. In eerste instantie lijkt de besparing op kantoorkosten heel aantrekkelijk, maar als dit ten koste gaat van het opbouwen van grote afdelingen met HR medewerkers en recruiters, die zich bezighouden met werven, opleiden en behouden, dan is die besparing als snel teniet gedaan. HR afdelingen moeten daarom bewust zijn van deze nieuwe taken, en dit betekent ook dat er nieuwe competenties gevraagd moeten worden aan HR professionals en de opleidingsinstituten die ze opleiden. Het is belangrijk dat HR-professionals zich bewust zijn van deze ontwikkelingen en weten hoe ze hier mee om moeten gaan, want één ding is namelijk zeker: ‘Op afstand werken is here to stay’.

Remote medewerkers aantrekken en behouden

Om deze uitdagingen te lijf te gaan, zullen organisaties rekening moeten houden met enkele aspecten. Zo is het belangrijk om te zorgen voor een ‘remote strategie’. Het aantrekken en behouden van remote medewerkers moet een kerncompetentie worden van iedere organisatie en een belangrijke plaats krijgen op de agenda. Hierdoor krijgt de HR-afdeling er nieuwe taken en verantwoordelijkheden bij, waardoor de rollen en taken binnen de HR-afdeling zullen moeten worden aangepast. Conservatieve medewerkers, die denken dat COVID niks verandert aan hun taken, zullen hierdoor plaats maken voor progressieve medewerkers die het veranderingsproces voort stuwen.

Bij een ‘remote strategie’ is het met name belangrijk dat organisaties extra rekening houden met een aantal aspecten, namelijk empathie, vertrouwen en motivatie. Empathie tonen voor de situatie en de emoties van medewerkers. Gezien er geen informele koffiemomenten op kantoor zijn, moeten managers zichzelf beschikbaar stellen voor regelmatige virtuele check-ins om te zien hoe het met hun teamleden gaat. Tijdens de pandemie hebben we gezien dat thuiswerkende werknemers soms kampen met psychische problemen, dus managers moeten zich daar extra van bewust zijn. Persoonlijke situaties moeten worden aangepakt en besproken worden tijdens 1:1 gesprekken. Hierdoor zullen bekwame managers in staat zijn om ‘tussen de regels door’ te zien hoe het met personeel gaat. Een ander belangrijk element is vertrouwen. In plaats van de dagelijkse input van hun team te zien, zien managers nu alleen de output en moeten ze hun team vertrouwen om te leveren. Door mensen autonomie te geven en hen te vertrouwen om hun eigen beslissingen te nemen en initiatief te nemen, worden ze in staat gesteld om vanuit huis te floreren. Het is bewezen dat werknemers die vertrouwen krijgen en dat ook voelen, productiever zijn dan degenen die het gevoel hebben dat hun manager hen niet vertrouwt. Als medewerkers remote werken is initiatief vaak minder zichtbaar en worden ze minder erkend, wat zijn tol eist op de motivatie. Eén van de krachtigste manieren waarop managers hun team kunnen motiveren is door hen regelmatig erkenning te geven voor goed verricht werk. Er zijn verschillende manieren waarop teams zijn te motiveren en het delen van positieve feedback is één van de sterkste manieren om dat te doen.

Daarnaast zullen sommige HR-professionals ook moeten worden bijgeschoold. Met name psychologie en sociologie als competenties zullen door het nieuwe werken steeds belangrijker worden. Na 2 jaar COVID zijn er inmiddels medewerkers in organisaties die elkaar nog nooit echt hebben ontmoet. Het is de vraag hoeveel medewerkers echt thuis willen werken. Er zijn namelijk ook veel medewerkers die niet geschikt zijn voor thuiswerken, en dat is ook talent dat niet buiten beschouwing gelaten kan worden. Hierdoor zal er intern moeten worden uitgevonden wat medewerkers en potentiële medewerkers willen in het nieuwe werken, het aanbod van de organisatie zal daarop aangepast moeten worden. Daarnaast is het belangrijk om te kijken naar de arbeidscommunicatie. Want hoe maak je naar bestaande en potentiële medewerkers duidelijk dat ze bij jouw organisatie moeten werken?

Kortom, HR-afdelingen staan voor enorme uitdagingen en zullen zichzelf moeten herdefiniëren. De overgang naar thuiswerken was tot nu toe vooral een technische uitdaging. Echter is het nu tijd dat organisaties ook een strategie ontwikkelen dat het aantrekken en behouden van talent tot een kerncompetentie maakt.

Frank Korf, founder en CEO bij WorldEmp